Petit lexique de l’EDI

L’EDI, Electronic Data Interchange, peut se définir comme l’échange de documents commerciaux via un format électronique standard, d’ordinateur à ordinateur, entre plusieurs partenaires d’affaires. Il s’agit globalement d’une méthode informatique permettant d’optimiser les échanges commerciaux B2B. L’EDI peut être appréhendé par des techniques et des logiciels différents tant que la définition ci-dessus est respectée. L’EDI permet ainsi de réduire les charges des partenaires, d’améliorer la vitesse des échanges et de réduire les erreurs tout en garantissant une sécurité forte. Voici un lexique essentiel de l’EDI pour les curieux et les néophytes.

Reseau informatique EDI

Échanges d’ordinateur à ordinateur

C’est le fondement de l’EDI. Le but est de supprimer les échanges papiers ainsi que les intermédiaires humains afin de réduire les possibilités d’erreur et augmenter la vitesse de transmission de l’information. Exit les faxes, les courriers et les messages électroniques, ici les échanges se font seulement d’ordinateur à ordinateur, directement vers l’application appropriée de l’ordinateur du destinataire (souvent appelée OMS, pour Order Management System).

Format standard

L’échange s’opérant sans intermédaire humain, il faut être certain que l’ordinateur destinataire traitera les données de la même manière que l’ordinateur émetteur. Pour cela, l’EDI pose comme fondement l’utilisation d’un format standard au cours de l’échange. De la même manière qu’un commercial russe communiquera en anglais avec son partenaire japonais afin de partager un langage commun, les ordinateurs utilisent des formats appelés standards afin d’obtenir un traitement identique des données.  Cependant il existe une grande variété de standards EDI comme par exemple l’ANSI, le TRADACOMS ou encore l’EDIFACT. De plus, chaque standard utilise parfois des versions différentes comme par exemple le D12 EDIFACT. Il faut donc au préalable que les partenaires s’entendent sur le format et la version utilisés en commun. Les formats sont des données brutes, pour cela un « traducteur » informatique intervient, soit directement via un logiciel installé chez le client, soit via un fournisseur de service EDI à distance. Ce traducteur a pour tâche de transcrire ces données brutes et de les rendre facilement traitables par les utilisateurs destinataires.

Nature des documents

La définition nous rappelle que la nature des documents échangés est commerciale. Il s’agit d’une multitude de documents habituellement utilisés dans les échanges entre professionnels, les échanges B2B : les bons de commande, les factures, les avis de livraison, les états d’inventaire, les documents de douanes et bien d’autres.

Les bénéfices de l’EDI

Les bénéfices peuvent très importants, mais voici une liste des principaux avantages habituellement présentés par les agences de conseil informatique spécialisés dans l’EDI, comme c’est le cas par exemple de Deblecx, un des chefs de file du domaine au Canada :

-réduction des coûts (transport, communication, ressources humaines)

-rapidité des échanges, et donc amélioration de la vitesse des cycles de commandes-encaissements

-réduction des erreurs humaines et informatiques

-disponibilité des informations en temps réel (aucune information n’est en transit)

-respect de l’environnement (baisse du CO2, moins de papiers gaspillés)

-une meilleure gestion des stocks

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