Comment préparer une réunion d’anciens élèves?

Les cinq années passées au secondaire sont très souvent marquantes dans la vie d’un adolescent. C’est là que se déroulent les premières histoires d’amour, les premiers échecs majeurs, le choix d’une carrière, le développement d’amitiés durables ou d’antagonismes qui resteront aussi gravés en mémoire… pourtant, après quelques années à l’université ou sur le marché du travail, on commence à oublier nos racines et on avance simplement vers l’avenir. La réunion d’anciens élèves est une excellente façon de ressasser les souvenirs du passé

Le mandat vous paraît bien difficile? Ne vous inquiétez pas, car nous avons quelques conseils pour faciliter l’organisation de cet événement inoubliable. Offerts par Espace Réunion, dont vous trouverez l’adresse ici, ils vous permettront d’éviter quelques faux pas classiques en gestion évènementielle.

Anciens élèves

Ce sera un retour à l’adolescence!

Commencez la planification en avance!

Il y a tant de bonnes raisons pour commencer en avance l’organisation d’une réunion d’anciens élèves :

1) La réservation de la salle de réception devrait absolument se faire au moins six mois à l’avance, histoire de ne pas se retrouver avec les lieux restants (trop chers ou peu invitants) sous prétexte que le reste a déjà été réservé.

2) Si vous réservez la salle d’avance, cela veut dire que vous aurez besoin d’avoir déjà une assez bonne idée du nombre de gens qui se présenteront sur les lieux! Cela veut dire que vous devrez commencer à contacter les gens pour tâter le pouls. Avec les Facebook de ce monde, cette tâche est nettement facilitée, mais ne prenez pas pour acquis que tous ceux qui clameront leur intérêt vont réellement se présenter.

3) En commençant tôt, vous pourrez anticiper en avance les « problèmes ». Par exemple, imaginons que vous constatez trois semaines avant la date fatidique que 20% de vos collègues ne sont pas trouvables sur le web… ça vous laisse peu de temps pour lancer des recherches un peu plus approfondies. D’un autre côté, si vous êtes tôt dans le processus, vous pourrez demander un petit coup de main à d’autres collègues qui étaient plus proches des gens portés « disparus ».

4) En fixant la date plusieurs mois en avance, vous aurez l’avantage indéniable de pouvoir « réserver » une date dans le calendrier de vos anciens collègues. Les adultes sont très occupés, encore plus s’ils ont des enfants ou encore un emploi particulièrement prenant… si c’est le cas, vous maximisez vos chances d’aller chercher le plus de gens possibles.

Le choix de la salle VS le budget

Une question importante se pose à vous : irez-vous louer une salle dispendieuse qui coûtera plusieurs dizaines de dollars à vos invités ou viserez-vous plutôt le strict minimum?

Même si votre réussite personnelle est indéniable, vous devez garder en tête que ce n’est sans doute pas tout le monde qui pourra avancer la somme de 50$ pour revoir ses anciens amis dans une ambiance chic et élégante. C’est encore pire pour ceux qui ne seront pas particulièrement motivés par la soirée dès le départ! Un prix qui conviendra davantage à l’ensemble des gens pourrait tourner aux environs de 20$.

Si vous préférez vous « protéger » un peu, pourquoi ne pas utiliser un médium comme Facebook pour d’abord lancer l’événement et ensuite demander les avis des autres? Vous pouvez concevoir un sondage bien simple et donner quelques alternatives au niveau du montant à payer, spécifiant ce que vous seriez en mesure d’obtenir pour chaque montant.

Que faire au niveau de l’ambiance?

Encore une fois, une question se posera au niveau de l’ambiance que vous souhaitez donner à la soirée. Disons que celle-ci dépendra beaucoup du nombre de gens qui démontrent leur enthousiasme. Si vous organisez une petite réunion et que les invités peuvent tenir autour d’une table de vingt personnes, vous allez peut-être même oublier la location d’une salle au profit d’une réservation dans un bon restaurant suivi d’une partie de quilles!

Si vous êtes plus de 60, d’un autre côté, peut-être connaissez-vous un magicien amateur ou un artiste qui pourrait vous divertir à un prix abordable. Cette question pourra être réglée dans le sondage mentionné plus tôt, mais ne prenez pas trop d’engagements financiers que vous ne serez pas certains de pouvoir payer : les gens qui ne paient pas d’avance ne se présentent pas toujours en aussi grand nombre que prévu.

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